泉州轻工职业学院公文处理暂行规定

 

泉轻工院20092号

 

公文处理暂行规定

 

第一章  总 

第一条  为使我院公文处理工作规范化、科学化、制度化,根据国务院国发〔2000〕23号《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》。结合我院实际情况,特制定本规定

第二条  学院办公室是公文处理的管理机构,主管本院各部门的公文处理工作。

第二章  公文种类

第三条  公文的主要种类

1.决议:适用于经党委会会议、院长办公会议、教职工代表大会讨论通过并要求贯彻执行的事项。

2.决定:适用于党委会、院长办公会议对某些重要问题或重要行动作出的安排。

3.意见:适用于对重要问题提出的见解和处理办法。

4.通告:适用于在一定范围内公布或周知应当遵守的事项。

5.通知:适用于传达上级机关批示精神,要求各部门处理或周知的事项;批转院内职能部门的公文;转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文;公布规章制度;印发工作总结、计划、任免和聘用干部等。

6.通报:适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。

7.请示:适用于向上级机关或部门请求指示、批准。

8.报告:适用于向上级机关或部门汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级机关或部门的询问。

9.批复:适用于答复下级部门请示事项。

10.规定:适用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

11.函:适用于不相隶属关系部门或单位之间相互商洽工作、询问和答复问题;向无隶属关系的有关主管部门请示批准等。

12.会议纪要:适用于记载和传达会议主要精神和议定事项。

第三章  公文格式

第四条  学院公文一般由标题、发文字号、签发人、主送机关、正文、附件、印章、发文部门、发文时间、主题词、抄送机关、附注、页码等部分组成。

1.发文部门

应写全称或者规范化简称。联合发行文主办部门排列在前。

2.公文标题

一般用2号小标宋体字或宋体字;发文字号用3号仿宋体字;年号用六角“”括入,序号不编虚位(即1不编为001),不加“第”字。

3.发文字号

包括部门代字、文种代字、年份、序号。学院董事会以“泉轻院董发〔XXXX〕X号”为发文字号。学院的决议、决定、规定、通知、意见等以“泉轻工院政〔XXXX〕X号”为发文字号;函件以“泉轻工院函〔XXXX〕X号”为发文字号;上行文请示、报告以“泉轻工院文〔XXXX〕X号”为发文字号;会议纪要以“泉轻工院纪要〔XXXX〕X号”为发文字号。党发文以“泉轻工院委〔XXXX〕X号”为发文字号。

4.签发人

上报的公文需标识签发人姓名,平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字,签发人姓名居右空1字;签发人用3号仿宋体字,签发人后标全角冒号,冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

5.主送机关

标题下空1行,左侧顶格用3号仿宋体字标识,回行时仍顶格;最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时,应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上,标识方法同抄送。

6.正文

主送机关名称下l行,每自然段左空2字,回行顶格。数字、年份不能回行。

7.附件

公文如有附件,在正文下空l行左空2字用3号仿字体字标识“附件”,后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码 (如“附件:1.×××××”);附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订,并在附件左上角第l行顶格标识“附件”,有序号时标识序号;附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订,应在附件左上角第l行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。

8.印章

加盖印章应上距正文l行之内,端正、居中下压成文时间,印章用红色;当印章下弧无文字时,采用下套方式,即仅以下弧压在成文日期上;当印章下弧有文字时,采用中套方式,即印章中心线压在成文日期上。

9.发文时间

发文时间右空4字。

10.主题词

主题词”用3号黑体字,居左顶格标识,后标全角冒号;词目用3号小标宋体字;词目之间空1字。

11.抄送机送

公文如有抄送机关,在主题词下l行;左右各空1字,用3号仿宋体字标识“抄送”,后标全角冒号;抄送机关间用逗号隔开,回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下,标识方法同抄送机关。

12.附注

用3号仿宋体字,居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。

13.页码

用4号半角白体阿拉伯数码标识,置于版心下边缘之下一行,数码左右各放一条4号一字线,一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空l字,双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。

14.发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文,发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。字体采用小标宋体字或变形的小标宋体字,用红色标识,字号一般应小于22 mm×15mm(高×宽)。

15.装订

公文用纸采用国际标准A4型,左侧装订两钉,订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处,钉锯与书间的距离为3mm~5mm。

第四章  行文规范

条五条  学院各部门不得对外行文,但在自己的权限内,可在院内行文。各处系发文字号均以“泉轻工院X”为发文字号,如办公室以“泉轻工院办”、财务科以“泉轻工院财”、创意设计系以 “泉轻工院创”等,发文字号一经确定,不得随意改变。

第六条  发文必须一律使用发文审阅单。以学院名义制发的上行文,由主要负责人签发;下行文、平行文由主要负责人签发;各处、室文件由处、室负责人签发。

第五章  公文办理

  1. 收文严格实行签收、登记、阅批、承办、归档等程序。
  2. 发文必须集中保存发文审阅单、文件并归档。

第六章   

第九条  本办法未详细说明之处参考《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》执行。

第十条  规定公布之日起行。

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发布时间:2012-06-05  点击:2812 次
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