泉州轻工职业学院档案管理办法

 

泉轻工院办〔2009〕5

 

学院档案管理办法

 

一、总 

1.为加强学院档案管理工作,全面提高档案管理水平,充分发挥档案作用,为学院发展服务,特制定本办法

2.学院档案,是指学院从事申报、建设、教学、管理以及其他各项活动直接形成的对学院有保存价值的各种文字、图表、照片、声像等不同形式的历史记录。学院档案分为受控档案和非受控档案。受控档案是指涉及学院战略性问题和其它有特别注明的重要档案;非受控档案指一般的档案。

3.文件承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(文件上的各种附件一律不准抽存),结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。

二、文件材料的收集管理

1.学院设专职档案管理员一名,负责整理保管学院档案。

2.文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门或人员收集每月的15日前移交前一个月的档案到档案管理员处归档

3.学院档案移交应文字材料和电子文件并重,凡文字材料均须保存电子档。

三、归档范围

1.重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。

2.本学院对外的正式发文与有关单位来往的文书。

3.本学院的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

4.本学院与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

5.本学院职工劳动、工资、福利方面的文件材料,本学院教职员工人事档案。

6.本学院的大事记及反映本学院重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

四、归档要求

1.档案质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。

2.归档的文件材料种数、份数、每份文件的页数均应齐全完整。

3.在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件,分别立在一起,不得分开,文电应合一归档。

4.不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年。

5.档案文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

6.建立档案目录备查制度,档案管理人员须及时将各种入档文件记入目录表,要求记入文件名称、份数、页数、是否是原件、入档时间,移交人和接收人在核对无误后须签字确认。

五、档案管理人员职责

1.按照有关规定做好各部门及经办人移交的文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。

2.按照归档范围、要求,将文件材料按时归档。

3.工作人员应当遵纪守法、忠于职守,努力维护学院档案的完整与安全。

4.档案管理人员应在每月20日前将所管理的档案目录整理一份并签字后交办公室备案。

六、档案的利用

1.学院档案只有学院内部人员因工作需要方可借阅,其中非受控档案的借阅可直接办理借阅登记,借阅档案受控档案的借阅由借档本人提出书面申请,说明借档人所在部门、借档理由及归还日期,并院长审核待院长签字批准后方可到档案管理员处办理借阅登记借阅档案

2.档案借阅时需预定归还日期,准时归还。如在规定时间内无法归还的,应到档案管理员处办理续借手续。

3.档案借阅的最长期限为两周;对借出档案,档案管理人员要定期催还,发现损坏、丢失或逾期未还,应写出书面报告,报院长处理。

4.必须严格保密,不准泄露档案材料内容,如发现遗失必须及时汇报,追求责任。

5.不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容,如确有需要,必须经领导批准才能摘抄或复制。

6.必须爱护档案,保持整洁,不准在档案材料中写字、划线或作记号等。

7.不准转借,必须专人专用。

七、本办法公布日起开始执行。

 

 

 

泉州轻工职业学院

二00九年九月十五日

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发布时间:2012-06-05  点击:2426 次
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